Bí quyết quản lý dãy trọ hiệu quả nhất không phải ai cũng biết

Kinh doanh nhà trọ đang là lựa chọn hấp dẫn cho những ai có nguồn tài chính lớn và vị trí đất đai phù hợp. Việc xây dựng và cho thuê nhà trọ không chỉ mang lại thu nhập ổn định mà còn có thể tạo ra lợi nhuận cao. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả tốt nhất, bạn cần có những bí quyết quản lý hiệu quả. Trong bài viết dưới đây The Light Home sẽ giúp bạn nắm vững những kinh nghiệm cần thiết để tối ưu hóa việc quản lý dãy trọ.

Thân thiện nhưng không dễ dãi – Mẹo quản lý dãy trọ cơ bản nhất

Một trong những yếu tố đầu tiên và gây ấn tượng với người thuê là thái độ của người chủ trọ. Vì vậy, người quản lý dãy trọ cần có thái độ thân thân thiện, gần gũi để người thuê cảm thấy thoải mái và an tâm hơn. Tuy nhiên, cần dễ chịu, dễ tính nhưng đừng quá dễ dãi với khách thuê, bởi sẽ gây ra rất nhiều tình huống khúc mắc khó xử khi bạn cho thuê lâu dài.

Lý do rất đơn giản là một khi người quản lý dãy trọ và khách trọ đã quá thân thiết thì sự cả nể hay tình cảm đặt vào mối quan hệ sẽ trở nên khó kiểm soát. Do đó, một số tình huống xấu có thể xảy ra như người thuê khất nợ liên tục, tổ chức nhậu nhẹt gây ảnh hưởng các phòng khác, không tôn trọng nội quy khu trọ… Vì vậy, bạn cần nhớ rằng nếu muốn dãy trọ duy trì nội quy thì không nên quá dễ dãi mà chỉ cần thân thiện với khách thuê.

Bí quyết quản lý dãy trọ hiệu quả hiện nay

Ngoài ra, người quản lý dãy trọ cần kiên nhẫn và quyết đoán trong việc xử lý các tình huống không mong muốn. Đồng thời, phối hợp chặt chẽ với chính quyền địa phương để kiểm soát mọi việc dễ dàng hơn.

Chọn lọc kỹ đối tượng muốn thuê nhà trọ

Nếu bạn chưa có hoặc thiếu kinh nghiệm quản lý dãy trọ, việc lựa chọn kỹ lưỡng đối tượng thuê nhà là điều cần thiết. Trong một khu trọ có nhiều phòng, lối sống hòa đồng và tinh thần tập thể rất quan trọng.

Một số tiêu chí lựa chọn người thuê nhà:

• Hướng đến đối tượng là hộ gia đình nhỏ và sinh viên.
• Người thuê phải cung cấp đầy đủ giấy tờ tùy thân (CMND, GPLX, hộ khẩu photo, …).
• Một số khu trọ chỉ cho nữ thuê.
• Màu tóc và hình xăm cũng có thể là lý do khiến nhiều chủ trọ từ chối cho thuê.

Điều quan trọng là khi tiếp xúc trực tiếp, người quản lý dãy trọ nên chú ý đến cử chỉ và thái độ của người thuê. Mặc dù không thể chính xác 100%, sự sàng lọc ban đầu này sẽ giúp bạn tránh được nhiều rắc rối về sau.

Soạn thảo và ký hợp đồng rõ ràng trước thuê

Sau khi thỏa thuận và người thuê đồng ý với các quy định, bạn nên chuẩn bị một hợp đồng mô tả ngắn gọn các yêu cầu đối với người thuê cùng với nội quy của khu trọ để người thuê ký vào. Một cách phổ biến để ràng buộc trách nhiệm của người thuê là khoản đặt cọc cụ thể. Bạn nên yêu cầu người thuê đặt cọc một khoản từ 500.000 – 1.000.000 VND nhưng không nên ép họ đặt cọc quá 1 tháng tiền phòng.

Quản lý dãy trọ cho thuê cần có hợp đồng và quy định cụ thể

Quản lý dãy trọ cho thuê cần có hợp đồng và quy định rõ ràng. Một điểm thường bị bỏ qua trong hợp đồng là điều khoản bồi thường. Nếu người thuê làm hỏng tài sản chung hoặc cố ý phá hoại cơ sở vật chất, họ phải đền bù 150% giá trị. Những điều khoản này đôi khi có thể khiến một số khách hàng khó chịu nhưng nếu họ chấp nhận nhanh chóng, bạn đã loại bỏ được nhiều rắc rối tiềm ẩn.

Bên cạnh cạnh đó, cần cần quan tâm đến việc cơ sở dữ liệu quản lý phòng trọ khi khách đến thuê và ký hợp đồng. Chủ thuê có thể quản lý nhà trọ bằng Excel hoặc các phần mềm hiện đại để dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần thiết.

Xem thêm: Có nên thuê người quản lý phòng trọ không? Những ưu điểm và nhược điểm khi thuê người quản lý phòng trọ

Sử dụng các trang thiết bị hiện đại cho phòng trọ

Khi bạn đã đầu tư một số tiền lớn để kinh doanh phòng trọ, đừng tiết kiệm những khoản chi nhỏ cho việc xây dựng. Sai lầm thường gặp khi xây dựng phòng trọ là sử dụng nguyên vật liệu rẻ tiền, thậm chí tận dụng phế phẩm. Những vật liệu này sẽ làm căn phòng nhanh chóng xuống cấp và buộc bạn phải tốn kém để tu sửa. Một số trang bị bạn cần chú ý là bồn rửa, vòi sen, gạch ốp, bồn cầu, …

Hiện nay, nhiều dãy trọ đã trang bị hệ thống camera an ninh để dễ dàng giám sát. Các camera này có giá tương đối phải chăng và dễ dàng lắp đặt. Ngoài ra, để đảm bảo an ninh, bạn cần xây dựng cổng ra vào kiên cố, mỗi phòng nên được phát một chìa khóa riêng.

Sử dụng những phần mềm quản lý nhà trọ hiện đại

Các công nghệ hiện đại ngày càng được áp dụng vào công tác quản lý thay vì phải tuyển quản lý phòng trọ. Đặc biệt, việc sử dụng phần mềm quản lý phòng trọ giúp giám sát dãy trọ mọi lúc mọi nơi.

Lợi ích của phần mềm quản lý dãy trọ, nhà thuê:

• Quản lý mọi lúc mọi nơi.
• Thiết kế dễ sử sử dụng.
• Sử dụng trên mọi thiết bị.
• Quản lý chi tiết thông tin: khách thuê, số điện nước, trang thiết bị.
• Tiết kiệm chi phí với mức phí vừa túi tiền.
• Đội ngũ hỗ trợ liên tục, giúp khách hàng đăng tin cho thuê.

Sử dụng các phần mềm quản lý nhà trọ hiện đại

Hiện nay đã có rất nhiều những ứng dụng chuyên dùng để quản lý dãy trọ, nhà cho thuê hiện đại và được nhiều người sử dụng như: Quản lý nhà trọ – BG (Ứng dụng quản lý nhà trọ trên địa bàn tỉnh Bắc Giang), Mona House, phần mềm quản lý Nam Việt, Digistay,… và rất nhiều những ứng dụng khác rất tiện lợi.

Kết luận

Có thể nói việc kinh doanh, quản lý dãy trọ, nhà thuê là một lĩnh vực phổ biến và đầy tiềm năng nhưng cũng không tránh khỏi những rủi ro. Vì vậy việc tích lũy, học hỏi những kinh nghiệm trong kinh doanh, trông coi quản lý nhà trọ chính chủ sao cho hiệu quả là điều vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, ngoài việc tự quản lý hay thuê người trông coi thì bạn có thể hợp tác với một đơn vị chuyên nghiệp, uy tín như The Light Home để vận hành dễ dàng hơn và tiết kiệm chi phí đáng kể.